Lectia 1.1: Cum putem sa scriem si sa expediem un E-mail?

Preambul

Atunci cand auzim de Outlook, ne gandim automat la mesaje de tip email.

In mare parte, majoritatea utilizatorilor folosesc Outlook doar pentru trimiterea sau receptionarea de email-uri.

Email-urile trimise pot fi de mai multe feluri:

– cu atasament;

– simple;

– cu invitatii;

– etc.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Email (Mesaj de posta electronica nou) (1).
Adresele de email pot fi introduse manual sau, daca avem stocate mai multe contacte, putem accesa agenda de contacte.
Executa un click pe butonul To (Catre) (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Observam ca acest contact selectat a fost introdus in campul To (Catre).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 2
Un email este compus din:
– zona de adrese: To (Catre);
– zona de descriere a mesajului: Subject (Subiect);
– zona mesajului: Body (Corpul mesajului).
Acum, putem scrie un subiect pentru email, iar apoi putem scrie continutul email-ului.
Executa un click in campul Subject (Subiect) (1).
Dupa ce am completat email-ul, va trebui sa il expediem.
Executa un click pe butonul Send (Trimitere) (2).
Toate mesajele care sunt expediate stationeaza in Outbox (Casuta de iesire) pentru cateva secunde, dupa care sunt trimise destinatarului.
Executa un click pe folderul Sent Items (Elemente trimise) (3).
Dupa ce expedierea reuseste, in folder-ul Sent Items (Elemente trimise) vom regasi o copie a mesajului expediat.

Lectia 1.2: Cum putem sa adaugam un atasament?

Preambul

De regula, cea mai rapida modalitate de a trimite un contract, o oferta, un document sau orice alt element dorit, este sa utilizam email-ul.

Unui email ii poate fi atasat aproape orice element.

Outlook are o anumita protectie impotriva anumitor tipuri de atasamente. Anumite fisiere nu pot fi trimise prin cadrul email-ului, deoarece sunt considerate periculoase. Drept urmare, Outlook le blocheaza.

Acest scut de protectie se regaseste sub numele de Level 1 (Nivel 1) si Level 2 (Nivel 2).  Atasamentele de nivel 2 sunt acele atasamente pe care le putem descarca in PC.

Cele de nivel 1 sunt blocate de Outlook si nu pot fi descarcate sau rulate.  Aceasta metoda de siguranta previne atacul sau infectarea PC-ului cu elemente nedorite.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Email (Mesaj de posta electronica nou) (1).
Executa un click pe butonul To (Catre) (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 2
Executa un click in campul Subject (Subiect) (1).
Dupa ce am compus email-ul, vom adauga si un atasament.
Executa un click pe butonul Attach File (Atasare fisier) (2).
Executa dublu click pe fisierul indicat (3).
Fisierul atasat il regasim in campul Attached (Atasat). Acum, totul fiind conform cu cerintele noastre, vom expedia mesajul.
Executa un click pe butonul Send (Trimitere) (4).
In acest moment, E-mail-ul este expediat.
In functie de dimensiunea atasamentului, procesul de expediere poate dura de la cateva secunde la cateva minute.

Lectia 1.3: Cum putem sa salvam un email ca ciorna (Draft)?

Preambul

In cazul in care redactam un email mai lung, este recomandat sa salvam email-ul de mai multe ori inainte de a trimite mesajul pentru ca, in cazul in care se intampla ceva neplacut cu computerul, sa nu fim nevoiti sa o luam de la capat.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Email (Mesaj de posta electronica nou) (1).
Acum, vom compune mesajul:
– vom adauga persoana de contact;
– vom adauga un subiect.
Executa un click pe butonul To (Catre) (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 2
Executa un click in campul Subject (Subiect) (1).
Acum, vom lasa acest email completat doar cu aceste elemente, dar pentru a nu pierde ce am realizat pana acum, il vom salva.
Executa un click pe butonul Save (Salvare) (2).
Executa un click pe butonul de inchidere (3).

Pasul 3
In acest moment, mesajul a fost salvat in folderul Drafts (Ciorne).
Executa un click pe folderul Drafts (Ciorne) (1).
Putem reveni oricand la acest email, pentru a-i aduce completari, inainte de a-l expedia.

Lectia 1.4: Cum putem sa cream o semnatura?

Preambul

De regula, o semnatura din cadrul unui email este compusa din:

– nume si prenume;

– detalii de contact;

– numele companiei;

– etc.

Outlook poate insera automat o semnatura creata, fara ca utilizatorul sa mai piarda timp sa o compuna ori de cate ori trimite un mesaj.

Pasul 1
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (1).
Executa un click pe optiunea Options (Optiuni) (2).
Executa un click pe optiunea Mail (Posta) (3).
Executa un click pe butonul Signatures (Semnaturi) (4) pentru a crea sau modifica semnaturile pentru mesaje.

Pasul 2
Executa un click pe butonul New (Nou) (1).
Dupa ce am introdus o denumire pentru semnatura, executa un click pe butonul OK (2).
Dupa ce am compus semnatura, va trebui sa o salvam.
Executa un click pe butonul Save (Salvare) (3).
Spre deosebire de versiunile anterioare, Outlook 2013 seteaza automat noua semnatura ca fiind cea implicita pentru contul de email implicit.
Executa un click pe butonul OK (4).
Executa un click pe butonul OK (5).

Pasul 3
Executa un click pe butonul New Email (Mesaj de posta electronica nou) (1).
In noul E-mail se poate observa ca semnatura a fost inserata in mod automat.
Executa un click pe butonul Signature (Semnatura) (2).
Daca avem mai multe semnaturi, o putem selecta pe cea pe care dorim sa o inseram in cadrul email-ului, direct din lista de semnaturi.

Lectia 1.5: Cum putem sa utilizam optiunile Reply (Raspuns) si Forward (inaintare)?

Preambul

Raspunsul la un mesaj de posta electronica sau redirectionarea acestuia este una dintre activitatile cele mai comune din Outlook.

Reply (raspuns) este un mesaj de raspuns adresat expeditorului mesajului initial, adresa destinatarului fiind preluata automat din antetul mesajului original.

Forward (inaintarea) este retransmiterea unui mesaj primit, catre alte adrese.

Pasul 1
Executa dublu click pe email-ul indicat (1).
In clipa in care s-a deschis mesajul, pentru a-i raspunde expeditorului, este suficient sa se apese pe butonul Reply (Raspuns).
Executa un click pe butonul Reply (Raspuns) (2).
Atunci cand trimitem un raspuns, Outlook introduce automat adresa persoanei care ne-a trimis mesajul.
In mod implicit, cand raspundeti la un mesaj de posta electronica, mesajul initial este inclus in corpul mesajului.
Dupa ce am redactat raspunsul la mesajul primit, executa un click pe butonul Send (Trimitere) (3).
In acest moment, am expediat un raspuns la email-ul deschis anterior.
Executa un click pe butonul de inchidere (4).

Pasul 2
Executa dublu click pe mesajul indicat (1).
Pentru a redirectiona un mesaj, se foloseste optiunea Forward (Inaintare).
Executa un click pe butonul Forward (Inaintare) (2).
Cand redirectionati un mesaj, trebuie sa specificati destinatarul sau destinatarii.
Mesajul va include orice atasamente sosite impreuna cu mesajul initial.
Executa un click pe butonul To (Catre) (3).
Executa dublu click pe contactul indicat (4).
Executa un click pe butonul OK (5).

Pasul 3
Urmatorul pas (optional) consta in redactarea unui text care sa explice mesajul primit initial pe care il vom inainta.
Executa un click in zona indicata (1).
Executa un click pe butonul Send (Trimitere) (2).
Executa un click pe butonul de inchidere (3).
In acest moment, am reusit sa raspundem la un email, folosind functia Reply (Raspuns), dar si sa inaintam un alt email, folosind functia Forward (Inaintare).

Lectia 1.6: Cum putem sa utilizam instrumentul Clean Up (Curatare)?

Preambul

Orice conversatie este alcatuita dintr-o serie de raspunsuri si inaintari. Problema este ca acel raspuns include mesajul original.

Instrumentul Clean Up (Curatare) din Outlook 2013 intelege structura acelei conversatii si elimina toate mesajele redundante din conversatie.  Aceasta curatare poate fi facuta pentru o conversatie sau pentru un dosar intreg.

Pasul 1
Fiind selectat folderul pe care vrem sa il curatam in panoul din partea stanga, executa un click pe butonul Clean Up (Curatare) (1).
Executa un click pe optiunea Clean Up Folder (Curatare folder) (2).
Inainte de a curata folderul, putem realiza cateva setari.
Implicit, Outlook muta mesajele redundante in cosul de gunoi, in cazul in care nu specificam o alta locatie.
Executa un click pe butonul Clean Up Folder (Curatare folder) (3).

Pasul 2
In acest moment, toate mesajele redundante au fost mutate intr-o alta locatie.
Executa un click pe folderul Deleted Items (Elemente sterse) (1).
Aici gasim toate mesajele redundante care au fost mutate de Outlook.

Lectia 1.7: Cum putem sa utilizam optiunea Ignore (Ignorare)?

Preambul

Optiunea Ignore Conversation (Ignorarea conversatiei) ne permite sa eliminam automat orice mesaj care este legat de conversatia pe care am ignorat-o.

Acest lucru este asemanator cu faptul ca putem cere expeditorului sa ne scoata din lista atunci cand trimite un mail ce este legat de acea conversatie.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Ignore (Ignorare) (1).
In acest moment suntem atentionati ca acest mesaj, dar si cele ce vor urma, vor fi mutate in dosarul de elemente sterse.
Executa un click pe butonul Ignore Conversation (Ignorare conversatie) (2).

Pasul 2
In acest moment, conversatia pe care eram pozitionati a fost mutata in dosarul de elemente sterse.
De acum inainte, orice email ce contine subiectul conversatiei ignorate va fi mutat automat in folder-ul Deleted Items (Elemente sterse).
Executa un click pe butonul Send/Receive (Trimitere/Primire) (1).
Dupa cate se poate observa, in folder-ul Deleted Items (Elemente sterse) avem un element necitit.
Executa un click pe folderul Deleted Items (Elemente sterse) (2).
In folderul de elemente sterse regasim conversatia ignorata.
Se poate observa ca butonul Ignore Conversation (Ignorare conversatie) este activ, ceea ce inseamna ca, daca am avea mai multe elemente sterse, acel element, care afiseaza acel buton ca fiind activ, este practic o conversatie ignorata.
Executa un click pe butonul Ignore (Ignorare) (3).
Acum suntem intrebati daca suntem siguri ca vrem sa incetam ignorarea acestei conversatii.
Executa un click pe butonul Stop Ignoring Conversation (Oprirea ignorarii conversatiei) (4).

Pasul 3
Acum, conversatia a fost mutata in Inbox (Mesaje primite).
Executa un click pe folderul Inbox (Mesaje primite) (1).
Acum, in Inbox (Mesaje primite), regasim conversatia pe care am ignorat-o anterior, dar si o noua conversatie.

Lectia 1.8: Cum putem sa arhivam email-urile?

Preambul

Mailbox-urile (Casutele de posta electronica) cresc rapid la dimensiuni pe care cu greu le putem controla si imagina din cauza schimbului frecvent de email-uri si a atasamentelor.

Iar daca avem spatiu limitat pe disc sau pe partitia unde casutele de posta electronica se stocheaza, aceasta devine o problema.

Spatiul nu este singura problema care apare, ci si Outlook-ul insusi se deschide/inchide mai greu. O cauza principala in cresterea necontrolata si alarmanta a dimensiunii casutei de posta electronica o reprezinta atasamentele: fisiere video, audio, prezentari PowerPoint, etc.

Pasul 1
Executa un click pe butonul AutoArchive Settings (Configurari pentru autoarhivare) (1).
Selecteaza optiunea indicata (2) pentru a arhiva elementele din acest folder utilizand optiunile de configurare implicite.
Pe langa optiunile din acest meniu, mai avem si altele, mai avansate.
Executa un click pe butonul Default Archive Settings (Configurari de arhivare implicite) (3).

Pasul 2
In acest meniu putem stabili intervalul la care Outlook realizeaza arhivarea automata, locatia arhivei, dar si alte setari.
Bifeaza optiunea indicata (1) pentru a rula automat arhivarea o data la 14 zile.
Executa un click pe butonul OK (2).
Executa un click pe butonul OK (3).

Pasul 3
Dupa ce am stabilit optiunile de arhivare, vom realiza o arhivare.
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (1).
Executa un click pe butonul Cleanup Tools (Instrumente de curatare) (2).
Executa un click pe optiunea Archive (Arhivare) (3).
Avand selectat in panoul superior folderul pe care dorim sa il arhivam, executa un click pe butonul OK (4).
In acest moment, in panoul de navigare a aparut un nou fisier personal – ARCHIVES (ARHIVE) (5).
Acesta va contine o copie a Inbox-ului (Casuta de intrare) a utilizatorului.

Lectia 1.9: Cum putem sa utilizam optiunea Junk E-mail (Deseuri)?

Preambul

Orice utilizator al postei electronice este obisnuit cu noianul de mesaje de posta electronica ce inunda Inbox-ul (Casuta de intrare), majoritatea acestora fiind nedorite.

Deoarece poate fi dificil sa faceti diferenta intre un mesaj de posta electronica de inselatorie si unul legitim, cum ar fi un mesaj de la banca dvs., filtrul de Junk E-mail (Deseuri) evalueaza fiecare mesaj primit pentru a stabili daca contine legaturi suspecte sau daca a fost trimis de la o adresa de posta electronica falsificata.

Daca filtrul determina ca un mesaj este suspect, acesta este trimis in folderul posta electronica nedorita (Junk E-mail), iar legaturile din mesaj sunt dezactivate.

Pentru a va impiedica sa raspundeti la mesajul cu adresa falsificata, functionalitatile Reply (Raspuns) si Reply All (Raspuns la toate) sunt dezactivate pentru respectivul mesaj.  In plus, orice atasament din mesajul suspect este blocat.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Junk (Deseu) (1).
Executa un click pe optiunea Junk E-mail Options (Optiuni pentru mesaje nesolicitate) (2).

Pasul 2
In mod implicit, Outlook are active anumite setari, dar este indicat ca nivelul de protectie sa fie trecut pe High (Inalt).
Selecteaza optiunea High (Inalt) (1).
Executa un click pe tab-ul Safe Senders (Expeditori siguri) (2).
In acest meniu putem specifica adresele de email sau domeniile care sa nu fie tratate ca Junk E-mail (Deseuri).
Executa un click pe tab-ul Safe Recipients (Destinatari siguri) (3).
Mesajele trimise catre adresele de email sau domeniile care sunt listate mai jos, nu vor fi tratate niciodata ca Junk E-mail (Deseuri).
Executa un click pe tab-ul Blocked Senders (Expeditori blocati) (4).
Daca o adresa de email sau un domeniu este trecut in lista de mai jos, atunci orice email care provine de la adresele trecute in acest meniu este tratat ca Junk E-mail (Deseuri).
Executa un click pe tab-ul International (International) (5).
Din acest meniu putem specifica tarile care sa fie trecute in lista de domenii blocate sau putem bloca o anumita codare.
Caracterele dintr-o anumita limba sunt stocate intr-un set de caractere sau intr-o anumita codare.
De exemplu:
– Unicode, Windows-1250, etc..
Aceasta optiune ne permite sa blocam un anumit set de caractere.
Executa un click pe butonul OK (6).

Lectia 1.10: Cum putem sa expediem o copie a calendarului?

Preambul

Daca vreti sa ii trimiteti sefului un email cu activitatile programate pentru o anumita perioada, Outlook ne ofera cea mai simpla si rapida metoda de a face acest lucru.

Atunci cand trimitem un mesaj de tip email, avem posibilitatea de a introduce calendarul in care avem programate anumite activitati.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Email (Mesaj de posta electronica nou) (1).
Executa un click pe butonul To (Catre) (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 2
Executa un click in campul Subject (Subiect) (1).
Executa un click pe tab-ul INSERT (INSERARE) (2).
Executa un click pe butonul Calendar (Calendar) (3).

Pasul 3
In cazul in care avem mai multe calendare, avem posibilitatea de a alege dintre ele.
Apoi, putem alege ce perioada din calendar sa expediem.
Executa un click in zona Date Range (Interval de timp) (1).
Executa un click pe optiunea Next 7 days (Urmatoarele 7 zile) (2).
Executa un click pe butonul OK (3).
In acest moment, in cadrul mesajului a fost introdus calendarul.
In plus, acesta este si atasat, pentru a da celui ce il primeste posibilitatea de a-l integra in propriul sau calendar.
Executa un click pe butonul Send (Trimitere) (4).

Lectia 1.11: Cum putem sa cream un sablon pentru email?

Preambul

Atunci cand trimitem periodic acelasi mesaj, devine obositor sa il cautam printre elementele trimise sau sa il scriem din nou.

Pentru a evita acest proces, care pana la urma duce la o pierdere de timp, putem crea un mesaj predefinit si il putem salva ca sablon.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Email (Mesaj de posta electronica nou) (1).
Executa un click pe butonul To (Catre) (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 2
Executa un click in campul Subject (Subiect) (1).
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (2).
Executa un click pe optiunea Save As (Salvare ca) (3).
Pentru a modifica formatul de salvare, executa un click in lista Save as type (Tipul de salvare) (4).
Executa un click pe optiunea Outlook Template (*.oft) (Şablon Outlook (*.oft)) (5).
Executa un click pe locatia Desktop (6).
Executa dublu click pe folderul indicat (7).
Executa un click pe butonul Save (Salvare) (8).

Pasul 3
In acest folder se regaseste sablonul pe care l-am creat la pasii anteriori.
Executa dublu click pe sablonul Raport.oft (1).
Acum putem folosi acest sablon ori de cate ori este nevoie.
Acesta nu va fi afectat de faptul ca veti adauga un atasament sau veti adauga un alt text, ramanand astfel intact pentru a fi folosit si in alte situatii.

Lectia 1.12: Cum putem sa utilizam instrumentul Quick Steps (Pasi rapizi)?

Preambul

Quick Steps (Pasi rapizi) sunt de fapt butoane, care cu un singur click pot sa realizeze mai multe actiuni simultan.

Daca aveti de trimis mereu acelasi fisier la mai multe persoane, puteti realiza un Team email (Mesaj pentru echipa), care sa va scuteasca de efortul compunerii aceluiasi email de mai multe ori.

Pasul 1
Executa un click pe butonul indicat (1).
In aceasta lista gasim un set de mesaje deja create.
In plus, mai avem si posibilitatea de a ne crea propriul model de mesaj.
Executa un click pe butonul New (Nou) (2).
Executa un click pe optiunea New e-mail to: (Mesaj nou catre:) (3).
Executa un click pe butonul Options (Optiuni) (4).

Pasul 2
Dupa ce am atribuit un nume pentru acest Quick Step, vom atribui si o imagine reprezentativa.
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe imaginea indicata (2).
Executa un click pe butonul OK (3).
Executa un click pe butonul To (Catre) (4).
Executa dublu click pe contactul indicat (5).
Executa un click pe butonul OK (6).

Pasul 3
Acum, in afara de optiunile generale, vom mai modifica si alte optiuni avansate.
Executa un click pe legatura Show Options (Afiseaza optiuni) (1).
Executa un click in campul Subject (Subiect) (2).
Dupa ce am stabili un subiect pentru email, vom modifica importanta si continutul mesajului.
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe optiunea Importance: High (Importanta: Ridicata) (4).
Executa un click in campul Text (Text) (5).
O noutate in Outlook 2013 este aceea ca putem trimite acest mesaj (cel generat de Quick Step), fara a mai fi deschis pentru editare.
In plus, expedierea se va realiza cu o intarziere de 1 minut, in cazul in care bifam optiunea Automatically send after 1 minute delay (Trimitere automata dupa 1 minut de intarziere).
Executa un click pe butonul Save (Salvare) (6).
Executa un click pe butonul OK (7).

Pasul 4
Executa un click pe Quick Step-ul indicat (1).
Se poate observa ca toate elementele introduse anterior au contribuit la compunerea acestui mesaj.
Acum mai trebuie sa adaugam un atasament si sa il expediem.

Lectia 1.13: Cum putem sa utilizam optiunea Conversation View (Vizualizare conversatie)?

Preambul

Modul de vizualizare Conversation (Conversatie) imbunatateste urmarirea conversatiilor si va ajuta sa gestionati mai bine cantitati mari de email-uri.

Conversatii intregi pot fi condensate si categorisite cu un singur click. In mod implicit, Outlook vine cu acest mod de vizualizare activ.

Pasul 1
Acolo unde exista mai multe email-uri care sunt de fapt raspunsuri sau inaintari ale unui singur mesaj, Outlook le va grupa intr-o singura categorie.
Bifeaza optiunea Show as Conversations (Afiseaza ca si conversatii) (1).
Executa un click pe butonul This folder (Acest folder) (2).

Pasul 2
In dreptul fiecarui astfel de grup apare un buton care permite afisarea sau ascunderea tuturor mesajelor din acea categorie.
In acest moment putem observa toate raspunsurile (sau inaintarile) realizate pentru acel email.
Executa un click in zona indicata (1).
Daca intr-o prima faza ne sunt afisate email-urile primite, daca extindem conversatia, ne vor fi afisate si mesajele expediate.
Executa un click in zona indicata (2).
In acest moment, intreaga conversatie a fost restransa.

Lectia 1.14: Cum putem sa grupam mesajele dintr-o vedere?

Preambul

Gruparea este o operatie importanta in organizarea Inbox-ului (Casutei de intrare).

Probabil stiti cu totii ca, implicit, casuta de intrare este grupata dupa data calendaristica.

Toate emailurile de astazi stau intr-un loc, cele de ieri in alt loc, s.a.m.d. Fiecare grup poate fi expandat si restrans cu doar un click. Bineinteles ca gruparea se poate face dupa orice alta coloana dorim.

 Pasul 1
Executa un click pe butonul View Settings (Configurari ale vederii) (1).
Executa un click pe butonul Group by (Grupare dupa) (2).
Pentru a putea modifica optiunile de grupare, va trebui sa dezactivam optiunea de grupare automata.
Debifeaza optiunea indicata (3).

Pasul 2
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe optiunea From (De la) (2).
In acest moment am realizat gruparea mesajelor in functie de expeditor.
Executa un click pe butonul OK (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 3
In acest moment, email-urile din acest folder sunt grupate in functie de expeditor.
Pentru a le gestiona, tab-ul View (Vizualizare) prezinta doua optiuni: una de extindere a grupului si una de restrangere a acelui grup.
Executa un click pe butonul Expand/Collapse (Extindere/Restrangere) (1).
Executa un click pe optiunea Collapse This Group (Restrange acest grup) (2).
Astfel se pot grupa mesajele in functie de o anumita coloana.

Lectia 1.15: Cum putem sa evidentiem anumite mesaje?

Preambul

Formatarea conditionata este asemanatoare cu cea din Excel.

Formatarea conditionata inseamna sa stabilim o anumita conditie pe un anumit folder, iar acele email-uri care indeplinesc conditia sa fie scoase in evidenta.

De exemplu, toate emailurile care vin de la o anumita persoana sa apara cu font rosu, sau ingrosat, sau cu o dimensiune a fontului mai mare. Acesta nu reprezinta un filtru, ci doar o scoatere in evidenta prin modificarea aspectului estetic.

Pasul 1
Executa un click pe butonul View Settings (Configurari ale vederii) (1).
Executa un click pe butonul Conditional Formatting (Formatare conditionata) (2).
Ce vom face mai departe ?
– vom crea o regula noua;
– vom stabili elementele de formatare;
– vom stabili o conditie.
Executa un click pe butonul Add (Adauga) (3).

Pasul 2
Executa un click pe butonul Font (Font) (1).
Executa un click pe stilul Bold (Ingrosat) (2).
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe culoarea indicata (4).
Executa un click pe butonul OK (5).

Pasul 3
Executa un click pe butonul Condition (Conditie) (1).
In acest moment am stabilit ca email-urile ce contin in campul Subject (Subiect) cuvantul regulament, sa fie formatate conform cerintelor stabilite anterior.
Executa un click pe butonul OK (2).
Executa un click pe butonul OK (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 4
Apasa pe tasta Page Down.
In acest moment, mesajele ce corespund criteriului nostru au fost evidentiate cu un anumit stil, dar si cu o anumita culoare.

Lectia 1.16: Cum putem sa gestionam coloanele dintr-o vedere Outlook?

Preambul

O vedere nu este altceva decat un mod de vizualizare a unui folder Outlook la un moment dat.

Daca avem Inbox-ul (Casuta de intrare) selectat si mergem in tab-ul View (VIZUALIZARE), observam ca vederea implicita atasata acestui folder se numeste Compact (Modul de vizualizare Compact).

Aceasta vedere reprezinta de fapt felul in care este vizualizat continutul acestui folder.

Pasul 1
Executa un click pe butonul View Settings (Configurari ale vederii) (1).
Executa un click pe butonul Format Columns (Formatare coloane) (2).
Cu ajutorul optiunilor din acest meniu, putem modifica numele coloanei, dimensiunea acesteia, alinierea, etc.
Executa un click pe coloana From (De la) (3).
Executa dublu click in campul Label (Eticheta) (4).
Latimea unei coloane se masoara folosind numarul de caractere afisate.
In cazul nostru sunt afisate 12,50 caractere.
Optiunea Best Fit (Cea mai buna potrivire) ne redimensioneaza coloana From (De la) astfel incat aceasta sa aiba o dimensiune corelata cu dimensiunea clientului de email (latime si inaltime).
Selecteaza optiunea Best Fit (Cea mai buna potrivire) (5).
Executa un click pe butonul OK (6).
Executa un click pe butonul OK (7).

Pasul 2
In acest moment, setarile efectuate la pasii anteriori au fost aplicate.
Executa un click pe butonul View Settings (Configurari ale vederii) (1).
Executa un click pe butonul Columns (Coloane) (2).
Pentru a adauga o coloana sau pentru a o elimina, putem fie sa executam dublu click pe coloana dorita, fie sa apasam pe butonul Add (Adaugare) sau Remove (Eliminare).
Pentru a modifica pozitia coloanelor (sus, jos), putem folosi comenzile Move Up (Muta in sus) si Move Down (Muta in jos) sau functia Drag & Drop.
Executa un click pe butonul OK (3).
Executa un click pe butonul OK (4).
In acest moment, modificarea realizata anterior a fost aplicata in cadrul vederii curente.

Lectia 1.17: Cum putem sa stabilim alte optiuni specifice vederilor?

Preambul

O optiune importanta este Reading Pane (Panoul de citire) – zona de citire a mesajelor, fara a le deschide intr-o fereastra separata.

Instrumentul este foarte util si va recomand sa il activati pentru ca ne ajuta sa ne organizam mult mai bine spatiul de lucru. Navigand de la un mesaj la altul, vom vedea continutul mesajului in aceasta zona.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Reading Pane (Panoul de citire) (1).
Din aceasta lista putem alege sa afisam panoul de citire in partea dreapta sau jos.
Tot de aici putem alege sa il dezactivam.
Executa un click pe optiunea Off (Dezactivare) (2).

Pasul 2
In acest moment, panoul de citire a fost dezactivat.
Executa un click pe butonul View Settings (Configurari ale vederii) (1).
Executa un click pe butonul Other Settings (Alte configurari) (2).
In acest meniu putem opera o serie de modificari, cum ar fi:
– modificarea fontului coloanelor si liniilor;
– ajustarea automata a latimii coloanelor;
– afisarea/ascunderea liniilor de grila;
– gruparea mesajelor;
– etc.
Selecteaza optiunea Bottom (Jos) (3) pentru a afisa panoul de citire in partea de jos a vederii curente.
Executa un click pe butonul OK (4).
Executa un click pe butonul OK (5).
Astfel se pot stabili si alte optiuni specifice vederilor.

Lectia 1.18: Cum putem sa ne cream propria vedere (View)?

Preambul

Toate modificarile pe care le-am facut pana acum, in lectiile anterioare, nu au dus decat la modificarea unei vederi Outlook, create implicit de Microsoft.

Daca apasam pe butonul Reset Current View (Resetare vedere curenta) putem sa revenim foarte simplu la setarile implicite si toate modificarile efectuate de noi se vor pierde.

De aceea, este recomandat sa salvam propria noastra vedere, care apoi va putea fi aplicata ori de cate ori dorim.

Pasul 1
Intr-o prima etapa, vom salva vederea curenta.
Executa un click pe butonul Change View (Schimbare vedere) (1).
Executa un click pe optiunea Save Current View As a New View (Salvare vedere curenta ca o noua vedere) (2).
Apasa pe tasta Delete pentru a sterge denumirea implicita a noii vederi atribuite de Outlook.
Dupa ce am atribuit o denumire vederii, executa un click pe butonul OK (3).

Pasul 2
Acum, vom reveni la vederea implicita (Compact) si o vom aduce la setarile initiale.
Executa un click pe butonul Change View (Schimbare vedere) (1).
Executa un click pe vederea indicata (2).
Executa un click pe butonul Reset View (Resetare vedere) (3).
Executa un click pe butonul Yes (Da) (4) pentru a readuce vederea compact la configuratia initiala.

Pasul 3
In acest moment, vederea Compact a revenit la setarile initiale.
Acum vom aplica vederea noastra, cea personalizata.
Executa un click pe butonul Change View (Schimbare vedere) (1).
Executa un click pe vederea indicata (2).
In acest moment, vederea pe care ne-am creat-o la pasii anteriori a fost aplicata cu succes.

Lectia 1.19: Cum putem sa adaugam un Shared Mailbox (Casuta postala partajata) in Microsoft Outlook?

Preambul

O casuta postala partajata (Shared Mailbox) este o cutie postala ce poate fi deschisa de mai multi utilizatori pentru citirea si trimiterea mesajelor de posta electronica.

Casutele postale partajate permit unui grup de utilizatori sa vizualizeze si sa trimita mesaje de posta electronica dintr-o cutie postala comuna.

De asemenea, utilizatorii au posibilitatea sa partajeze un calendar comun, astfel incat sa planifice si sa vizualizeze perioadele de concediu sau turele de lucru.

Un avantaj al folosirii casutelor postale partajate este acela ca permite mai multor utilizatori sa monitorizeze si sa raspunda la mesajele trimise catre o adresa de posta electronica, cum ar fi cea a unui birou de asistenta.

Pasul 1
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (1).
Executa un click pe butonul Account Settings (Configurari ale contului) (2).
Executa un click pe optiunea Account Settings (Configurari ale contului) (3)

Pasul 2
Executa dublu click pe casuta postala indicata (1).
Executa un click pe butonul More Settings (Mai multe setari) (2).
Executa un click pe tab-ul Advanced (Avansat) (3).
Executa un click pe butonul Add (Adaugare) (4).
Aici se va scrie numele de afisat al casutei postale partajate.
Acesta poate fi gasit in Exchange Admin Center, in contul de Office 365.
Executa un click pe butonul OK (5).
Executa un click pe butonul OK (6).

Pasul 3
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (1).
Executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (2).
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (3).
In acest moment, Shared Mailbox-ul (Casuta postala partajata) Office a fost conectat la clientul de email.
Dupa cum puteti observa in browser, numele de afisat este Office (cel introdus la pasii anteriori, in Outlook).

Lectia 1.20: Cum putem sa utilizam optiunea Attachment Reminder (Avertizare pentru atasament)?

Preambul

Daca in versiunile anterioare de Outlook era nevoie de un Add-In (Program de completare) sau de cod VBA pentru a genera o atentionare in cazul in care uitam sa adaugam un atasament, in Outlook 2013 acest lucru a devenit parte integranta.

Acum, daca in corpul mesajului sunt detectate cuvinte cheie, iar daca sectiunea Attachment (Atasament) este goala, Outlook va afisa o atentionare, legat de acele atasamente lipsa.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Email (Mesaj de posta electronica nou) (1).
Executa un click pe butonul To (Catre) (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 2
Executa un click in campul Subject (Subiect) (1).
Dat fiind faptul ca folosim o versiune de Office cu interfata in limba engleza, dictionarul de cuvinte verificate este tot in aceasta limba.
Executa un click pe butonul Send (Trimitere) (2).
In momentul in care este detectat un cuvant dintre cele “sensibile” in corpul mesajului, Outlook ne atentioneaza ca nu exista un atasament.
In plus, ne sunt oferite doua optiuni:
– sa renuntam la trimiterea mesajului;
– sa expediem mesajul fara atasament.