Lectia 5.1: Cum putem sa cream o programare (Appointment)?

Preambul

Programarea (Appointment) este acel eveniment ce ne priveste personal (pe nimeni altcineva din firma) ce are loc o singura data la o ora fixata.

De exemplu, o programare la dentist, o intalnire de afaceri, etc.

Atentionarea este un semnal pe care Outlook poate sa-l faca astfel incat sa ne aminteasca cu privire la apropierea unei programari.

De exemplu, Outlook ne poate anunta cu o ora inainte de a incepe o sedinta.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Appointment (Programare noua) (1).
Executa un click in campul Location (Locatie) (2).

Pasul 2
Dupa ce am completat datele legate de subiect si locatie, vom mai modifica data si ora.
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe data indicata (2).
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe ora indicata (4).

Pasul 3
Acum, completand toate informatiile corespunzatoare, vom salva programarea in calendar.
Executa un click pe butonul Save & Close (Salvare si inchidere) (1).
Acum, in calendar ne-a aparut programarea creata la pasii anteriori.

Lectia 5.2: Cum putem sa cream o programare recursiva?

Preambul

Atat programarile, evenimentele cat si intalnirile pot fi programate recursiv, adica sa se repete automat dupa un anumit interval de timp.

De exemplu, este programata o sedinta in fiecare zi de luni de la ora 17 la ora 18.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Appointment (Programare noua) (1).
Dupa ce s-au completat campurile corespunzatoare, se va stabili recursivitatea programarii.
Executa un click pe butonul Recurrence (Recursivitate) (2).

Pasul 2
Aici putem stabili detalii precum data de inceput, intervalul de timp, perioada de repetare, etc.
Selecteaza optiunea Monthly (Lunar) (1).
Executa un click pe butonul OK (2).
Incepand din acest moment, programarea se va repeta in fiecare luna, incepand cu data de 24.12.2012.
Executa un click pe butonul Save & Close (Salvare si inchidere) (3).
In acest moment, in calendar avem o programare repetitiva.
Se poate observa ca aceasta are loc si in luna urmatoare.

Lectia 5.3: Cum putem sa cream un eveniment (Event)?

Preambul

De obicei, un eveniment se petrece la un moment dat si poate dura o zi sau mai multe zile, dar un eveniment anual, cum ar fi o onomastica sau o aniversare, are loc o data pe an la un anumit moment.

Evenimentele nu ocupa spatii orare in calendar; in schimb, ele apar ca bannere.

O intalnire pentru o zi intreaga va afisa programul dvs. ca fiind ocupat atunci cand este vizualizat de alte persoane, dar un eveniment sau eveniment anual afiseaza programul dvs. ca fiind liber.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Appointment (Programare noua) (1).
Chiar daca am creat o programare, la unul dintre pasii urmatori, aceasta va deveni eveniment.
Acum, vom completa campurile corespunzatoare.
Executa un click in campul Subject (Subiect) (2).
Executa un click in campul Location (Locatie) (3).

Pasul 2
Pentru a transforma programarea in eveniment, bifeaza optiunea All day event (Eveniment zi intreaga) (1).
Executa un click pe butonul Save& Close (Salvare si inchidere) (2).
In acest moment, evenimentul este afisat in calendar.
In plus, in momentul in care evenimentul se apropie de data de inceput, Outlook lanseaza o atentionare, pentru a ne aminti de eveniment.
Executa un click pe butonul DISMISS (RESPINGERE) (3).

Lectia 5.4: Cum putem sa cream o intalnire (Meeting)?

Preambul

O intalnire este o rezervare la care invitati persoane sau careia ii alocati resurse.

Aveti posibilitatea sa creati si sa trimiteti solicitari de intalnire si sa rezervati resurse pentru intalniri fata in fata sau pentru intalniri online.

Cand creati o intalnire, identificati persoanele de invitat si resursele de rezervat si alegeti data si ora intalnirii.  Raspunsurile la solicitarile de intalnire apar in Inbox (Casuta de intrare). Aveti posibilitatea, de asemenea, sa adaugati persoane la o intalnire existenta sau sa reprogramati o intalnire.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Meeting (Intalnire noua) (1).
Pasii de lucru sunt urmatorii:
– se adauga persoanele participante;
– se adauga o locatie;
– se stabileste data si ora;
– se expediaza invitatia.
Executa un click pe butonul To (Catre) (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 2
Executa un click in campul Subject (Subiect) (1).
Executa un click in campul Location (Locatie) (2).
Executa un click pe butonul indicat (3) pentru a stabili data inceperii intalnirii.
Executa un click pe data indicata (4).
Executa un click pe butonul indicat (5) pentru a stabili ora de incepere a intalnirii.
Executa un click pe ora indicata (6).

Pasul 3
Dupa ce am completat campurile corespunzatoare, vom trimite mesajul catre persoana sau persoanele invitate.
Executa un click pe butonul Send (Trimitere) (1).
Invitatia apare atat in calendarul propriu, cat si in calendarul persoanelor adaugate la pasii anteriori.

Lectia 5.5: Cum putem sa cream o activitate (Task)?

Preambul

Datorita integrarii cu Microsoft Lync, avem posibilitatea de a crea intalniri online, gazduite in “camere” virtuale.

De fapt, Lync genereaza un link catre o locatie accesibila atat celor din organizatie, cat si celor din afara.

 Pasul 1
Executa un click pe butonul New Lync Meeting (Intalnire Lync noua) (1).
Spre deosebire de o invitatie normala, in cadrul acestui formular se observa un element suplimentar: Room Finder (Gasire camera de conferinta).
Acest panou este alcatuit din trei sectiuni:
– calendar;
– sali de conferinta;
– timp sugerat.
Aici putem vedea ce sali sunt libere atunci cand vom avea intalnirea, dar si ce conflicte pot aparea (cu alte intalniri).
Acest panou apare doar atunci cand in Outlook este configurat un cont de email de tip Exchange.
Executa un click pe butonul To (Catre) (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 2
Executa un click in campul Subject (Subiect) (1).
Executa un click pe butonul indicat (2) pentru a schimba data de finalizare a intalnirii.
Executa un click pe data indicata (3).
In corpul invitatiei a fost inserata, in mod automat, o legatura catre “camera” virtuala.
In cazul in care nu aveti Lync instalat, puteti accesa link-ul Help pentru vedea ce trebuie facut.
Executa un click pe butonul Send (Trimitere) (4).
In acest moment, invitatia a fost trimisa si de indata ce va fi acceptata, aceasta va aparea in mod automat si in calendarul participantilor.

Lectia 5.6: Cum putem sa vizualizam activitatile?

Preambul

Diferenta dintre o activitate si o programare este ca activitatea (task) poate fi urmarita ca si status (cat din activitate a fost finalizat la un moment dat).

Task-urile din Microsoft Outlook ne ajuta sa ne cream, sa urmarim si sa prioritizam activitatile ce trebuie indeplinite.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Task (Activitate noua) (1).
Executa un click pe butonul indicat (2) pentru a stabili data de inceput a activitatii.
Executa un click pe butonul Today (Astazi) (3).
Executa un click pe butonul indicat (4) pentru a stabili data scadenta a activitatii.
Executa un click pe data indicata (5).

Pasul 2
Dupa ce am stabilit subiectul si coordonatele temporale ale activitatii, vom stabili prioritatea acesteia.
Executa un click pe butonul High Importance (Importanta ridicata) (1).
In plus, vom seta si o atentionare, care sa ne aminteasca de aceasta activitate, inainte de a depasi termenul.
Bifeaza optiunea Reminder (Atentionare) (2).
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe data indicata (4).
Executa un click pe butonul Save & Close (Salvare si inchidere) (5).
In acest moment, activitatea a fost creata si este afisata in panoul de activitati.

Lectia 5.7: Cum putem sa finalizam sau sa stergem o activitate?

Preambul

O activitate (task) reprezinta ceva de facut.

De exemplu: – trebuie sa termin raportul de facut.

Activitatile (Task-urile) pot fi vizualizate in mai multe moduri:

– fie prin activarea panoului lateral: To-Do Bar (Bara De facut);

– fie prin accesarea panoului de activitati;

– fie prin accesarea paginii Outlook Today;

– etc.

Pasul 1
In sectiunea de activitati se pot vizualiza toate activitatile existente, fie ca sunt finalizate, fie ca sunt in lucru.
Executa un click pe tab-ul Mail (Posta) (1).
Executa un click in zona indicata (2).
In pagina Outlook Today, indiferent de tema pe care o alegem, va exista intotdeauna o sectiune in care vor fi afisate activitatile.

Lectia 5.8: Cum putem sa finalizam sau sa stergem o activitate?

Preambul

Atunci cand vom dori sa vizualizam ce activitati am avut de realizat in anumite perioade si vom realiza ca le-am sters, ne vom grabi sa cautam diverse metode de a le recupera.

Cea mai buna solutie este sa le marcam ca fiind finalizate si astfel ele se vor regasi mereu in lista de activitati, dar nu se vor mai regasi in To-Do Bar (Bara De facut).

Pasul 1
Pentru o marcare rapida a activitatii ca fiind finalizata, puteti bifa caseta Complete (Completa) din dreptul activitatii corespunzatoare.
Bifeaza activitatea indicata (1).
In acest moment, activitatea a fost marcata ca fiind finalizata.

Pasul 2
Executa un click pe activitatea indicata (1).
Executa un click pe butonul Delete (Ştergere) (2).
In acest moment, activitatea selectata anterior a fost stearsa.