Lectia 6.1: Mail Merge (imbinarea corespondentei) – Crearea unei scrisori

Preambul

Puteti sa utilizati Mail Merge (Imbinarea corespondentei) atunci cand doriti sa creati un set de documente, cum ar fi scrisori formular sau plicuri, pe care apoi sa le trimiteti mai multor clienti. Fiecare scrisoare sau lista contine acelasi tip de informatii, totusi continutul este unic.

De exemplu, in scrisorile adresate clientilor, fiecare scrisoare poate fi personalizata pentru a se adresa pe numele fiecarui client.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Primul lucru pe care l-am facut a fost sa realizam o foaie de calcul Microsoft Excel care sa contina elementele pe care dorim sa le afisam in scrisori.
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (1).
Acum, va trebui sa realizam conexiunea cu fisierul care contine informatiile dorite.
Executa un click pe butonul Select Recipients (Selectare destinatari) (2).
Executa un click pe optiunea Use an Existing List (Foloseste o lista existenta) (3).
Executa dublu click pe registrul de calcul indicat (4).
Daca lista are anteturi de coloana, lasam bifata optiunea First row of data contains column headers (Primul rand de date contine anteturi de coloana).
Executa un click pe butonul OK (5).

Pasul 2
In acest moment, in tab-ul Mailings (CORESPONDENŢĂ) devin active anumite butoane.
Pentru a insera datele din registrul de calcul in cadrul documentului, va trebui sa ne pozitionam in zona unde vrem sa le introducem.
Executa un click in zona indicata (1).
Executa un click pe butonul Insert Merge Field (Inserare camp imbinat) (2).
Executa un click pe campul indicat (3).
Executa un click pe butonul Insert Merge Field (Inserare camp imbinat) (4).
Executa un click pe campul indicat (5).
Executa un click in zona indicata (6).
Executa un click pe butonul Insert Merge Field (Inserare camp imbinat) (7).
Executa un click pe campul indicat (8).
Executa un click in zona indicata (9).
Executa un click pe butonul Insert Merge Field (Inserare camp imbinat) (10).
Executa un click pe campul indicat (11).
Executa un click in zona indicata (12).
Executa un click pe butonul Insert Merge Field (Inserare camp imbinat) (13).
Executa un click pe campul indicat (14).

Pasul 3
Mai departe, avem posibilitatea de a genera cate o scrisoare pentru fiecare angajat.
Executa un click pe butonul Finish & Merge (Finalizare si imbinare) (1).
Executa un click pe optiunea Edit Individual Documents (Editare documente individuale) (2).
Executa un click pe butonul OK (3).
Apasa pe tasta Page Down.
Dupa cum se poate observa, s-au creat atatea documente cate randuri sunt in registrul de calcul.
Pe fiecare document apare o persoana cu datele aferente diferite.

Lectia 6.2: Mail Merge (imbinarea corespondentei) – Crearea unei scrisori folosind o regula

Preambul

Instrumentul Mail Merge (Imbinarea corespondentei) stie sa genereze documente diferite in functie de o conditie logica.

De ex.:

– pentru cei cu salariul peste 3000 lei sa li se mareasca cu un anumit procent salariul, iar celorlalti sa li se mareasca cu un alt procent salariul.

Scrisorile realizate pot fi trimise prin E-mail catre fiecare angajat in parte folosind instrumentul Mail Merge (Imbinarea corespondentei).

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Rules (Reguli) (1).
Executa un click pe regula If…Then…Else (Daca…Atunci…Altfel) (2).
Aici vom stabili campul a carui valoare dorim sa o comparam, iar apoi, vom stabili procentele de majorare.
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe campul indicat (4).
Executa un click pe butonul indicat (5).
Executa un click pe optiunea Greather than (Mai mare decat) (6).
Executa un click in campul indicat (7).
Am stabilit ca valorile campului Salariu sa fie comparate cu valoarea 3000 si in cazul in care acestea sunt mai mari decat limita stabilita, in document va fi inserat textul din caseta Insert this text (Insereaza acest text), adica 10%, iar in caz contrar, daca valorile sunt mai mici sau egale cu 3000, in document va fi inserat textul din caseta Otherwise insert this text (Altfel insereaza acest text), adica 30%.
Executa un click pe butonul OK (8).

Pasul 2
Executa un click pe butonul Preview Results (Previzualizeaza rezultatele) (1).
In cazul acestui angajat, procentul aplicat este de 10%, deoarece salariul este mai mare decat 3000.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (2).
Acest angajat are salariul mai mic decat 3000 si, drept urmare, procentul aplicat este de 30%.
Executa un click pe butonul Finish & Merge (Finalizare si imbinare) (3).
Executa un click pe optiunea Send Email Messages (Trimite mesaje de E-mail) (4).
In aceasta caseta se poate specifica campul care contine adresele de E-mail, subiectul mesajului si formatul mesajului.
In plus, avem posibilitatea expedierii tuturor scrisorilor sau doar a anumitor scrisori.
Executa un click in campul indicat (5).
Executa un click pe butonul OK (6).
In acest moment, in clientul de E-mail a inceput procesul de expediere a mesajelor create folosind optiunea Mail Merge (Imbinarea corespondentei).

Pasul 3
Aceasta actualizare se va aplica doar la produsele al caror nume – pe care il vom introduce – corespunde cu numele din campul Nume_Produs al tabelului Produse.
Pentru a realiza aceasta operatie, dupa ce am efectuat un click cu butonul drept al mouse-ului in campul Criteria (Criterii), executa un click pe optiunea Zoom (Panoramare) (1).
Sintaxa folosita este: [Nume_Produs]=[Introduceti produsul].
Detalii:
– [Nume_Produs] reprezinta campul din tabelul Produse ce contine denumirea produselor;
– [Introduceti produsul] reprezinta un parametru ce va contine denumirea produsului introdusa de utilizator.
Doar atunci cand cele doua valori sunt egale se va realiza operatia de actualizare a pretului.
Executa un click pe butonul OK (2).

Pasul 4
Executa un click pe butonul Run (Rulare) (1) pentru a rula interogarea.
Imediat dupa ce am ales sa rulam interogarea, suntem rugati sa introducem procentul cu care se va majora pretul produsului.
Executa un click pe butonul OK (2).
Dupa ce am introdus procentul, se va face o verificare a criteriului.
Adica vom introduce denumirea unui produs si interogarea va cauta in tabelul de produse existenta acelui produs; in caz afirmativ, ii va aplica majorarea.
Executa un click pe butonul OK (3).
Dat fiind faptul ca produsul ales de noi exista in tabelul de produse, Access ne afiseaza un mesaj de atentionare in care ne spune ca urmeaza sa actualizeze valorile care corespund criteriului specificat in interogare.
Aceasta actiune, daca o vom valida, este ireversibila.
Executa un click pe butonul Yes (Da) (4).
Executa dublu click pe tabelul Produse (5).
Dupa cate se poate observa, in tabel au fost inserate valorile obtinute dupa rularea interogarii.
Interogarile de tip Update (Actualizare) ne permit automatizarea actualizarilor in baza de date.
Putem stabili o conditie, iar rezultatul acelei conditii se va observa in modificarea anumitor inregistrari.